3. pilari: prosessit

Sarjan kahdessa ensimmäisessä osassa käytiin läpi PM²-menetelmän hallintomallia (1. pilari) ja projektin elinkaarta (2. pilari). Jos hallintomalli vastaa kysymykseen kuka päättää ja elinkaari kysymykseen milloin asioita tehdään, kolmas pilari – prosessit – vastaa kysymykseen miten työtä johdetaan päivästä toiseen.

Kuusi hallintasuunnitelmaa – hankkeen selkäranka

PM² määrittelee kuusi hallintasuunnitelmaa (Management Plans), joiden tarkoitus ei ole tuottaa lisää paperityötä, vaan antaa valmis pohja projektin keskeisten asioiden ohjaamiseen. Pienessä hankkeessa muutama kappale projektikäsikirjassa (Handbook) riittää – isossa hankkeessa voidaan käyttää erillisiä tarkempia dokumentteja.

Tarkkailu ja valvonta – jatkuva ohjaus

Tarkkailu ja valvonta (Monitor & Control) ei ole PM²:n viides vaihe, vaan toimintojen kokonaisuus, joka kulkee mukana kaikissa neljässä vaiheessa – Initiating, Planning, Executing ja Closing. Sen tehtävä tiivistyy kolmeen asiaan:

Käytännössä M&C kattaa muun muassa aikataulun ja kustannusten seurannan, sidosryhmien johtamisen, vaatimusten ja muutosten hallinnan, riskien ja ongelmien käsittelyn sekä laadun ja toimitusten hyväksynnän valvonnan. Kaikki tämä kirjataan lokeihin – riski-, ongelma-, päätös- ja muutosloki – ja tarkistuslistoihin, jotka muodostavat selkeän auditointipolun koko hankkeen ajalta.

Miten tämä auttaa EU-rahoitetuissa hankkeissa?

EAKR-, ESR+- ja JTF-ohjelmissa raportointi, muutosten hyväksyttäminen ja kustannusten seuranta ovat arkipäivää – ei poikkeus. PM²:n prosessit tuovat ylimääräisen byrokratian sijasta näitä tarpeita tukevan rakenteen.

• Lokit antavat jäljitettävyyden, jota rahoittaja ja tilintarkastus edellyttävät.
• Muutoksenhallintasuunnitelma tarjoaa selkeän polun rahoittajan hyväksymien sisältö-, aikataulu- ja budjettimuutosten dokumentointiin.
• Viestintäsuunnitelma varmistaa, että elinvoimakeskuksen rahoitusasiantuntija ja muut sidosryhmät saavat oikea-aikaista tietoa.

Muissakin malleissa ja standardeissa käsitellään samoja asioita – PM² on osin rakennettu juuri PMBOK-, PRINCE2- ja IPMA-ICB -vaikutteiden pohjalta. PM²:n erityispiirre on se, että se on suunniteltu alusta alkaen EU-instituutioiden ja julkisrahoitteisten hankkeiden kontekstiin, minkä ansiosta sen prosessit ja mallipohjat istuvat saumattomasti suomalaisen rakennerahastohankkeen arkeen.