Miten mitata projektin onnistumista?

Pelkän aikataulu- ja budjettiseurannan sijasta menestysvektori tarjoaa selkeän ja yksinkertaisen tavan mitata projektin tuloksia kolmen ulottuvuuden kautta: sidosryhmätyytyväisyys, hyötyjen saavuttaminen ja suunnitelmatarkkuus.

Komponenttien arviointi

Sidosryhmätyytyväisyys

Tyypillisiä mittareita ovat tyytyväisyyskyselyt, asiakasuskollisuutta ja referenssiarvoa (kuten NPS (Net Promoter Score^®)) koskevat mittarit. Menestysvektorin hengessä kyselyt on syytä pitää mahdollisimman selkeinä ja yksinkertaisina. Muutamia arviointiasteikkoon pohjautuvia ja siten mittaamista helpottavia esimerkkikysymyksiä:

• Kuinka tyytyväinen olet projektiin kokonaisuudessa?
• Kuinka selkeää ja oikea-aikaista on projektin viestintä?
• Kuinka hyvin sinulla on mahdollisuus vaikuttaa projektiin?
• Kuinka hyvin projektin tulokset vastaavat odotettuja hyötyjä?

Vapaaseen palautteeseen kannustavia avoimiakin kysymyksiä on hyvä käyttää. Tarvittaessa ne voivat olla menestysvektoria tukevia lisätietoja. 

Hyötyjen saavuttaminen

Mittaus tapahtuu tavoiteltuja projektin hyötyjä vastaan. Erikseen on syytä huomioida, että lisäarvo syntyy vasta kun hyödyt ovat investointeja eli panostusta suuremmat (kuva 1).

Kuva 1. Arvonluonti projektiosaamisen kehittämisessä.

Suunnittelutarkkuus

Mittaaminen pohjautuu poikkeamiin suunnitteluarvoista. Haluttaessa painottaa erityisesti tiettyä näkökulmaa (aikataulu, kustannukset tai sisältö/laajuus) voi suunnittelutarkkuuden jakaa edelleen näiksi alakohdiksi ja antaa niille omat painokertoimet.

Onnistumisen mittaaminen

Painokertoimet

Projektit ovat erilaisia: tieteelliset projektit saattavat painottaa tulosten saavuttamista tiukan suunnittelutarkkuuden sijaan, kun taas toimitusprojekteissa suunnittelutarkkuus on tärkeää. Tarvitsemme painokertoimia, jotka kuvaavat tätä priorisointia, jolloin saamme painotetun menestysvektorin, kts. tarkempi kaava 'Tuloksiin menestysvektorilla' -artikkelista.

Kynnysarvot

Käytännössä menestysvektorin eri komponenteilta vaaditaan tiettyä minimitasoa. Tämä voidaan varmistaa määrittämällä niille kynnysarvot, jolloin vältetään tilanteet, joissa yhden komponentin heikko tulos hautautuu paremmat pisteet saaneiden komponenttien alle.

Katselmoinnit

Käsitteellisesti yksinkertaisena menestysvektori voidaan helposti liittää projektin vaihekatselmointiin tai porttimalliin. Muista laskea menestysvektorin mitta ainakin seuraavien katselmointien yhteydessä:

• Projektin aloituspäätös
• Merkittävät virstanpylväät
• Suunnitteluvaiheen päätös
• Toteutusvaiheen päätös
• Projektin päättäminen

Poimi itsellesi Projektipäällikön oppaasta (kuva 2) tarvittavat tarkistuslistat ja mallipohjat. Tarkastele nimenomaan kehityssuuntia hetkellisten arvojen sijaan.

Kuva 2. Projektipäällikön opas.

Menestysvektorin tulkinta

Lasketun resultanttivektorin pituus (Pythagoran lauseen mukaisesti) kuvaa projektin onnistumista (kuva 3). Pystyäksemme kuvaamaan onnistumista indeksinä tai prosentteina meidän on skaalattava (normalisoitava) jokainen komponentti suhteessa sen maksimi- tai tavoitearvoon.

Kuva 3. Projektin menestysvektori.

Menestysvektorilla on pituuden lisäksi suunta, jolloin sen kääntyminen 'menestyskuutiossa' näyttää miten onnistumisen osa-alueet ovat muuttuneet edelliseen katselmointiin nähden. 

Vinkkejä ja huomioita

1. Budjetin alittumisen ja suunniteltua aikataulua nopeamman suoriutumisen voisi perustellusti väittää lyövän laudalta niiden tarkan saavuttamisen. Suunnittelutarkkuudella itsessään on kuitenkin myös merkitystä. Tarkkojen suunnitelmatietojen avulla on helpompi hallita koko projektisalkkua.
2. Komponentit korreloivat usein ainakin jossain määrin. Resultantin laskeminen 'Tuloksiin menestysvektorilla' -artikkelissa esitetyn kaavan mukaisesti ei tuo näitä korrelaatioita esiin. Samalla laskenta on kuitenkin pidettävä menetelmällisesti yksinkertaisena.
3. Käytä seurannassa selkeitä ja sovittuja mittareita, kyselyitä, mallipohjia ja protokollia.
4. Määrittele painokertoimet projektin hyväksyntäpäätöksen yhteydessä ja dokumentoi ne liiketoimintasuunnitelmaan tai vastaavaan asiakirjaan.

👉 Lataa ilmaiset työkalut ja mallipohjat

👉 Ilmoittaudu: Tekoäly ja projektityökalut menestyksen tukena

👉 Tutustu MonteCarloProject-työkaluun

👉 Seuraa 'A Hitchhiker's Blog of PM' -uutiskirjettä

Lue lisää blogista