Français (France) 
Finnish (FI) 
English (United Kingdom) 
'Projektikoulutuksesta menestykseen' -artikkelin pohjalta luvassa pohdiskelua projektin menestysvektorin hyödyntämisestä hallintatyökaluna.
Haaste
Projektinhallinta keskittyy helposti liikaa joko strategisiin asioihin, kuten liiketoiminnan hyötyihin, tai toisaalta vain toiminnan tehokkuuteen.
Perinteiset hallintamallit pyrkivät:
- painottamaan raportointia,
- mittaamaan poikkeamia vaikutuksien sijasta ja
- palkitsemaan vaatimustenmukaisuutta päätöksenteon kustannuksella.
Tämän johdosta:
- projekti voi katselmoitaessa näyttää etenevän suunnitellusti, mutta
- olla samalla kuitenkin melko hyödytön, tai
- menettää sidosryhmien luottamuksen.
Ilman turhaa matemaattista formalismia ohjausta voitaisiin tukea projektin menestysvektorin avulla (kuva 1). Toiminta voi olla tehokasta menestysvektorin jäädessä samalla lyhyeksi.
Kuva 1. Projektin menestysvektori.
Komponentit
Kuvan 1 mukaisesti menestysvektorin voidaan ajatella koostuvan kolmesta komponentista (ulottuvuudesta):
- Sidosryhmien tyytyväisyys: oikeutus
- Hyötyjen saavuttaminen: strateginen näkökulma
- Suunnittelutarkkuus: toteutustehokkuus
Kaksi ensimmäistä ovat ennen kaikkea strategisia ja kolmas operatiivinen komponentti.
Resultanttivektorin pituus (Pythagoran lauseen mukaisesti) kuvaisi tällöin projektin onnistumista. Resultantin laskemiseksi indeksinä tai prosentteina (onnistumisindeksi) meidän on skaalattava (normalisoitava) jokainen komponentti suhteessa sen maksimi- tai tavoitearvoon.
Sidosryhmien tyytyväisyyden ja hyötyjen saavuttamisen osalta tavoitearvo olisi kyselyistä tai mittareista saatavilla oleva kokonaispistemäärä. Skaalattu suunnittelutarkkuus ilmaistaisiin vähentämällä yksikköluvusta (1 tai 100) suhteellinen (prosentuaalinen) poikkeama suunnitteluarvoista. Syynä tähän on se, että poikkeama suunnitteluarvoista voi mennä kumpaankin suuntaan ja haluamme pysyä unitaarisessa 0–100 -asteikossa kullekin komponentille. Jos haluat painottaa voimakkaammin joko aikataulun, kustannusten tai laajuuden suunnittelutarkkuutta muihin nähden, voit jakaa suunnittelutarkkuuden edelleen näihin erikseen painotettaviin komponentteihin.
Painokertoimet
Projektit ovat erilaisia: tieteelliset projektit saattavat painottaa tulosten saavuttamista tiukan suunnittelutarkkuuden sijaan, kun taas toimitusprojekteissa suunnittelutarkkuus on tärkeää. Tarvitsemme painokertoimia, jotka heijastavat komponenttien priorisointia.
Voimme täten kuvata projektin onnistumista painotetulla kaavan [1] mukaisella resultanttivektorilla, jossa |X| on normalisoidun (skaalatun) menestysvektorin pituus, xi ovat komponentteja, wi painokertoimia ja n on komponenttien lukumäärä. Tuo onkin ainoa tämän artikkelin kaava.
[1]
Hallintamalli
Perinteisen ajattelun mukaan projekteissa seurataan menetelmien noudattamista ja suunnitelmapäivityksiä.
Menestysvektorin avulla voidaan näiden sijasta kysyä:
- "Ovatko sidosryhmät tyytyväisiä?",
- "Näyttääkö projekti tuottavan tavoitellut tulokset ja hyödyt?",
- "Mitä kompromisseja voidaan tehdä?" ja
- "Tukeeko projektin edelleen pitkän aikavälin strategisia tavoitteita?"
Tällöin siirrytään pelkästä vaatimustenmukaisuudesta projektin ohjaukseen. Muista laskea menestysvektorin mitta ainakin seuraavien katselmointien yhteydessä:
- Projektin aloituspäätös
- Merkittävät virstanpylväät
- Suunnitteluvaiheen päätös
- Toteutusvaiheen päätös
- Projektin päättäminen
Tarkastele nimenomaan kehityssuuntia hetkellisten arvojen sijaan.
Huomioita
- Komponenteille on hyvä määritellä kynnysarvot. Näin vältät tilanteet, joissa yhden komponentin heikko tulos hautautuu paremmat pisteet saaneiden komponenttien alle.
- Budjetin alittumisen ja suunniteltua aikataulua nopeamman suoriutumisen voisi perustellusti väittää lyövän laudalta niiden tarkan saavuttamisen. Suunnittelutarkkuudella itsessään on kuitenkin myös merkitystä. Tarkkojen suunnitelmatietojen avulla on helpompi hallita koko projektisalkkua.
- Komponentit korreloivat usein ainakin jossain määrin. Resultantin laskeminen kaavan [1] mukaisesti ei tuo näitä korrelaatioita esiin. Samalla kaava on kuitenkin pidettävä käsitteellisesti yksinkertaisena.
- Käytä seurannassa selkeitä ja sovittuja mittareita, kyselyitä ja protokollia.
- Määrittele painokertoimet projektin hyväksyntäpäätöksen yhteydessä ja dokumentoi ne liiketoimintasuunnitelmaan tai vastaavaan asiakirjaan.
Projektit voivat nykyään olla erittäin monimutkaisia monia sidosryhmiä sisältävässä ja nopeasti muuttuvassa ympäristössä. Etenemistä on tarkasteltava riittävän laajasti ja tarkasti. Menestysvektori tarjoaa tähän sopivan yksinkertaisen ja käsitteellisesti toimivan ratkaisun.
Kun valjastat koulutuksen tukemaan tässä kuvattua menettelyä (katso artikkeli ”Projektikoulutuksesta menestykseen”), projektisi etenevät onnistuneesti.