Laajojen projektipäälliköille suunnattujen kyselyjen perusteella projektien onnistumisen kaksi selvästi merkittävintä asiaa ovat tavoitteiden asettamiseen ja viestintään liittyvät tekijät.
Jotta projektin onnistumista voidaan mahdollisimman puolueettomasti arvioida, tulisi tavoitteiden olla riittävän tarkasti asetettuja ja mitattavissa olevia. Tämä korostuu ennen kaikkea projekteissa, joissa tavoitteista on muutenkin vaikea päästä yksimielisyyteen. Tyypillisiä esimerkkejä ovat toiminnan muutos- tai kehittämis- sekä tutkimusprojektit.
Mikäli esimerkiksi tietojärjestelmäprojektin tavoitteeksi olisi asetettu uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto. olisi kyseisen tavoitteen saavuttamisen ja sitä kautta projektin onnistumisen arviointi hyvinkin tulkinnanvaraista. Hieman asiaa kärjistäen voisin itse projektipäällikkönä väittää, että ruutupaperille piirretty sopvivasti otsikoitu taulukko täyttäisi projektille asetetun tavoitteen. Toiset projektiin kuuluvat jäsenet voisivat varsin perustellusti olla asiasta toista mieltä. Jotta tavoitteen saavuttaminen olisi puolueettomammin arvioitavissa, tulisi tavoitetta tarkentaa esim. siten, että kuvataan mitkä kaikki toiminnot uusi järjestelmä hoitaa ja mitkä olemassa olevat järjestelmät sen on tarkoitus korvata. Lisäksi voitaisiin määritellä, keiden yksittäisten henkilöiden tai osastojen tulisi sitä käyttää.
Edelleen asetettujen tavoitteiden toimivuutta voidaan arvioida ns. S.M.A.R.T. -testillä eli ovatko tavoitteet:
- Specific = tarkkoja
- Measurable = mitattavissa
- Achievable = saavutettavissa
- Realistic = realistisia
- Time terminated = ajallisesti rajattuja
Näistä kolme viimeksi mainittua kohtaa liittyvät ennen kaikkea projektiryhmän tai projektin jäsenten motivointiin. Kunkin projektin kuuluvan henkilön tulee voida uskoa, että tavoitteet ovat saavutettavissa projektille asetettujen aikataulu- ja kustannusrajoitteiden sekä laatuvaatimusten puitteissa. Motivaation tai asenteen rapautuminen ilmenee usein siten, että aikataulu- ja kustannusylityksiä tai huonolaatuisia tuloksia ei välitetä korjata.