Osittamisen merkitys onnistumiselle

Yksittäisistä projektin suunnitteluun liittyvistä työkaluista hyödyllisimpiä on projektin ositusrakenteen kuvaava WBS (work breakdown structure).

Se kuvaa projektiin kuuluvat osa-alueet ja tehtäväkokonaisuudet hierarkkisen rakenteen avulla, mikä helpottaa projektin sisällön rajaamisessa. Lisäksi WBS toimii vastuunjaon ja projektin edistymisen seurannan pohjana, jolloin sen hyödyllisyys korostuu tilanteissa, joissa projektitehtäviä jaetaan usealle eri henkilölle tai ryhmälle. Edelleen projektin kustannusseuranta ja -arviointi helpottuu hyvin laaditun WBS:n ansiosta. Myös projektin lopettamisvaiheen tehtävät voidaan jakaa ja aikatauluttaa saman rakenteen avulla.

WBS:ää rakennettaessa on hyvä pyrkiä siihen, että alimman tason usein tehtäväpaketeiksi kutsutut kokonaisuudet vastaavat kooltaan projektin seurantakokousten aikavälejä. Esimerkiksi kahden viikon välein seurattavassa projektissa on hyvä pyrkiä 1-2 viikon laajuisiin tehtäväpaketteihin. Tällöin seuranta helpottuu, koska tehtäväpakettien valmiusasteen tarkasteluun riittää kolme eri tasoa: 0% (aloittamatta olevat), 50% (keskeneräiset) ja 100% (valmiit tehtäväpaketit). Koko projektin osalta valmiusaste on tästä huolimatta riittävän tarkasti määritelty, koska täysin aloittamatta olevia sekä valmiita tehtäväpaketteja on useita.