Kriisien tunnistaminen

Millä toimenpiteillä voidaan kriisien syntyminen tunnistaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa?

Mikäli reagointi tapahtuu pelkästään syntyneiden kustannus- ja aikatauluylitysten pohjalta, voi projekti jo olla turhan pahassa tilanteessa. Tarkastelen kriisien tunnusmerkkejä erikseen projektin suunnittelun, toteutuksen sekä yleisesti projektitoiminnan osalta.

• Projektin suunnitteluvaiheessa mahdollisesta kriisiytymisestä varoittaviin asioihin kuuluvat erimielisyydet tavoitteista, jatkuvat suunnitelmamuutokset, yhteydenpidon katkeaminen tai neuvottelujen pysähtyminen, riitely, ristiriitaiset viestit, motivaatio- ja sitoutumisongelmat sekä osapuolten vetäytyminen projektista. Yksittäiset tapahtumat voivat kuulua projektin normaalin ongelmanratkaisun piiriin, mutta toistuessaan tai ilmentyessään laajalla alueella ne usein kertovat projektikriisistä.
• Projektin toteutusvaiheessa vastaavia asioita ovat toistuvat sisällön muutokset, merkittävät poikkeamat projektisuunnitelmasta, pahenevat trendit kustannusten ja aikataulun osalta, epäselvyys projektin valmiusasteesta ja edistymisestä, poikkeamat sovituista toimituksista ja toistuvat sopimuskiistat. Etenkin trendien tarkastelu on usein valaisevaa. Suunnitelluissa kustannuksissa ja aikataulussa pysynyt projekti voi olla ajautumassa vaikeuksiin, mikäli trendit eli kehityssuunnat osoittavat toteutumien jatkuvasti lähestyvän suunniteltuja takarajoja tai kustannusrajoitteita. Tällöin tilanteeseen voidaan reagoida riittävän ajoissa. Ilman muuta projektit, joissa kustannus- ja aikatauluylitysten lisäksi trendit jatkuvasti huononevat, vaativat korjaustoimenpiteitä. Tällainen on tilanne ollut lähes alusta alkaen esimerkiksi Olkiluodon kolmosreaktorin rakennusprojektissa.
• Projektitoiminnan tai projektisalkun osalta kriiseistä kertovat jatkuvat projektien välisten prioriteettien vaihdokset, resurssien käyttöön liittyvät ongelmat kuten toistuvat ylikuormitustilanteet, osittain samoihin tavoitteisiin tähtäävät projektit, epäjohdonmukaisuudet raportoinnissa sekä uusien projektien yllättävät käynnistymiset.

Projektin seurantakokouksissa samoin kuin ylemmällä tasolla tapahtuvassa projektisalkun tarkastelussa on hyvä ottaa kriisien mahdollisesta syntymisestä varoittavien varhaisten ennusmerkkien tarkastelu mukaan asialistalle. Jo kriisiytyneen projektin pelastaminen aiheuttaa yleensä merkittäviä kustannus- ja aikatauluylityksiä.