Français (France) 
Finnish (FI) 
English (United Kingdom) 
Joulu lähestyy ja pukki jakaa lahjoja, mutta paljastuuko projekteista Pandoran lippaita?
Projektilla on fiksun kuuloinen kaikkien hyväksymä tavoite - ja sitten se mennään käynnistämään. Joskus kyse voi olla alunperinkin ongelmallisista kriisiprojekteista, mutta kenties useammin poikkeuksia ja yllätyksiä alkaa vain paljastua suunnittelun ja toteutuksen edetessä.
Monet projektien riskeistä ovat yhteisiä. MonteCarloProject:issa riskejä kirjataan yrityksen tai organisaation tasolla. Näitä voi sitten edelleen liittää projekteihin tai projektien tehtäviin. Riskeillä on seuraavia ominaisuuksia:
- Toteutumistodennäköisyys (%)
- Kustannusvaikutuksen tyyppi (absoluuttinen tai suhteellinen). Absoluuttinen kustannusvaikutus lisätään sellaisenaan tehtävän tai projektin kustannuksiin. Suhteellinen vaikutus taas lasketaan tehtävän tai projektin suunnitellun kustannuksen perusteella. Esimerkiksi 30%:n suhteellisen vaikutuksen omaava riski aiheuttaa toteutuessaan 300 €:n suuruisen lisäkustannuksen tehtävään, jonka suunniteltu kustannus on 1000 €.
- Kustannusvaikutus euroina tai prosentteina riippuen valitusta kustannusvaikutuksen tyypistä
- Kestovaikutus (%).
- Muu riskivaikutus asteikolla -10 ... +10. Negatiiviset luvut tarkoittavat negatiivisia riskejä eli suunniteltuja parempia tuloksia.
Eri projekteihin kohdistuvia riskejä voisivat olla esimerkiksi (kuva 1):
- Hintojen nousu, jonka toteutumistodennäköisyydeksi on arvioitu 50% ja joka voisi toteutuessaan nostaa tehtävien tai projektien hintoja 10%:lla.
- Toimitusviiveet, jonka toteutumistodennäköisyydeksi on arvioitu 25% ja joka voisi toteutuessaan kasvattaa tehtävien tai projektien kestoja 30%:lla sekä aiheuttaa vähäisiä muita ongelmia (muut riskivaikutukset on arvioitu +3:n arvoiseksi asteikolla -10 ... +10).
- Riittämätön tietoturva, jonka toteutumistodennäköisyydeksi on arvioitu 30% ja joka voisi toteutuessaan nostaa tehtävien tai projektien hintoja 20%:lla ja kasvattaa niiden kestoja 30%:lla sekä aiheuttaa kohtalaisia muita ongelmia (muut riskivaikutukset on arvioitu +5:n arvoiseksi asteikolla -10 ... +10).
- Sairauspoissaolot, jonka toteutumistodennäköisyydeksi on arvioitu 50% ja joka voisi toteutuessaan nostaa tehtävien tai projektien hintoja 10%:lla ja kasvattaa niiden kestoja 30%:lla sekä aiheuttaa vähäisiä muita ongelmia (muut riskivaikutukset on arvioitu +3:n arvoiseksi asteikolla -10 ... +10).
- Toimitusvaikeudet, jonka toteutumistodennäköisyydeksi on arvioitu 25% ja joka voisi toteutuessaan nostaa tehtävien tai projektien hintoja 25%:lla ja kasvattaa niiden kestoja 20%:lla sekä aiheuttaa vähäisiä muita ongelmia (muut riskivaikutukset on arvioitu +3:n arvoiseksi asteikolla -10 ... +10).
Kuva 1. Yrityksen riskit ja niiden vaikutukset.
Yrityksen laitepäivitysprojekti koostuisi seuraavista tehtävistä ja niihin liitetyistä riskeistä (tehtävätaulukko ja Gantt-kaavio kuvassa 2):
- Käyttäjäpalautteen analyysi, jossa riskeinä ovat sairauspoissalot.
- Toimittajakartoitus, jossa riskeinä yhtä lailla ovat sairauspoissalot.
- Sopimusneuvottelut, jossa riskinä on riittämätön tietoturva.
- Laitehankinnat, jossa riskeinä ovat hintojen nousu, toimitusviiveet ja toimitusvaikeudet.
- Laiteasennukset, jossa riskeinä ovat riittämätön tietoturva ja sairauspoissalot.
Kuva 2. Laitepäivitysprojektin tehtävät ja Gantt-kaavio.
Tarkastellaanpa lähemmin Laitehankinnat-tehtävää (kuva 3). Siihen liitettyjen riskien osalta nähdään, että riskikulujen odotusarvo on 450 € ja kaikkien riskien toteutuessa kulut nousevat 1 400 €. Kuvassa näkyvät myös vastaavat vaikutustiedot tehtävän keston ja muiden tekijöiden osalta.
Kuva 3. Laitehankinnat-tehtävään liitettyjen riskien vaikutukset.
Riskien kanssa laskettuun koko projektin kestoon ja kustannukseen vaikuttavat tehtäville asetetut riskien laskentasäännöt:
- 'Riskejä ei lasketa', jolloin tehtävälle sijoitettuja riskejä ei huomioida kustannuksen ja keston laskennassa.
- 'Riskien odotusarvo', jolloin tehtävälle sijoitettujen riskien kustannusten ja kestojen odotusarvot lisätään tehtävän suunniteltuun kustannukseen ja kestoon.
- 'Kaikki riskit', jolloin tehtävälle sijoitettujen riskien kustannus- ja kestovaikutukset lisätään kokonaisuudessaan tehtävän suunniteltuun kustannukseen ja kestoon.
Laitehankinnat-tehtävälle on asetettu laskentasäännöksi 'Riskien odotusarvo', kun esimerkiksi toimittajakartoituksen ja laiteasennusten sääntönä on 'Kaikki riskit'.
Projektin suunniteltu kustannus on 14 000 € ja kesto 23 vk. Tehtäväkohtaiset riskit huomioituna projektin kesto tulisi olemaan noin 30 vk ja kustannus vastaavasti noin 16 500 €. Näiden lisäksi koko projektiin vaikuttavia riskejä ovat hintojen nousu ja toimitusviiveet, joista syntyvien kulujen odotusarvo on noin 830 €. Kaikkien projektitason riskien toteutuessa kulut nousevat noin 1 650 €. Kuva 4 esittää myös vastaavat vaikutustiedot projektin keston ja muiden tekijöiden osalta.
Kuva 4. Laitepäivitys-projektin riskivaikutukset.
Projektin mallinnuksen osalta tehtävien ajatellaan noudattavan beta-jakaumaan pohjautuvaa PERT-jakaumaa ja niille lasketut riskivaikutukset asetetaan projektin simulointiparametreiksi siten, että suunnitellut kestot ja kustannukset asetetaan PERT-jakauman minimiarvoiksi, odotetut riskivaikutukset todennäköisimmiksi arvoiksi ja kaikki riskivaikutukset maksimiarvoiksi. Monte Carlo -menetelmää käyttäen saadaan 200 simulointikierroksella kuvien 5-6 mukaiset tulokset.
Kuva 5. MonteCarlo -simuloinnin tulokset Laitepäivitys-projektin kustannusten osalta.
Kuva 6. MonteCarlo -simuloinnin tulokset Laitepäivitys-projektin keston osalta.
Kuvista nähdään, että suunnilleen 80%:n todennäköisyydellä Laitepäivitys-projektin kustannukset ovat noin 16 000 € ja valmistumisajankohta vuoden 2022 kesäkuun puolivälissä.
Vertaamalla eri projektien simulointituloksia keskenään voidaan toteutettavaksi valita sellaiset, joiden osalta Pandoran lippaat pysyvät varmimmin kiinni.