Earned Value - tarina jatkuu

Lupasin aiemmassa blogikirjoituksessani valaista hieman tarkemmin sitä, minkälaisiin pohjatietoihin tuloksen arvo - eli Earned Value -tarkastelu voi perustua. Sanasta miestä.

Olenkin muutamaan kertaan maininnut projektin ositusrakenteen (WBS (work breakdown structure)) eduista. Tällainen rakenne on monille projektiammattilaisille tuttu ja uskoisin myös monien muiden käyttävän sitä tietämättä, että kysymys on nimenomaan WBS:stä. Jos tällainen rakenne on tehty hierarkkiseksi ja tarkimman tason tehtäväpakettien laajuus asetettu sopivaksi, on tuloksen arvo -tarkastelu varsin helppoa. Tehtäväpakettien laajuus kannattaa sovittaa projektin seurantakokousten tiheyteen. Jos kokouksia pidetään parin viikon välein, niin sopiva laajuus WBS:n alimman tason tehtäväkokonaisuuksille on noin 1-2 henkilötyöviikkoa. Tällöin tehtäväpakettikohtaiseksi tiedoksi kullakin tarkasteluhetkellä riittää usein tieto siitä, onko kyseinen kokonaisuus aloittamatta, kesken vai valmis. Tuloksen arvo -laskennassa aloittamatta olevien tehtäväpakettien valmiusaste on 0%, keskeneräisten 50% ja valmiiden 100%. Vaikkei keskeneräisten tehtävien valmiusastetieto olekaan täysin tarkka, on koko projektin valmiusaste ja sen pohjalta edelleen tuloksen arvo (valmiusasteella korjattu budjetti) tiedossa kuitenkin riittävällä tarkkuudella, koska kunakin tarkasteluhetkenä projektissa on joukko aloittamatta olevia ja valmiita tehtäviä.

Entä jos riittävän tarkkaa ositusrakennetta ei ole mahdollista tehdä? Tällainen tilanne on usein tuote- ja palvelukehityksessä, jossa tehdään useita tarkentuvia suunnittelu- ja toteutuskierroksia. Kullekin kierrokselle voidaan ja on usein syytäkin budjetoida tietty osuus koko projektin kustannuksista ja toisaalta budjetti voidaan samoin jakaa projektissa tehtävien laajan tason työ- eli tehtäväalueiden mukaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi ohjelmistokehitys, laitekehitys ja koulutus. Näin meillä onkin tarvittava rakenne tuloksen arvo -tarkastelua varten. Ohessa esimerkki, jossa tarkastelu rajoitettu tilanpuutteen vuoksi yhteen työalueeseen.

Edelleen vaihtoehtona on sovittaa tarkastelu erillisiin katselmuskohtiin, jolloin kussakin tarkastelukohdassa lasketaan saavutettu toiminnallisuus tai valmisteltu suunnitteludokumentaatio ja tällainen valmiusastetieto toimii tuloksen arvo -laskennan pohjana. Edellytyksenä on luonnollisesti tieto siitä, kuinka suuri budjetti on alunperin suunniteltu ja varattu kuhunkin katselmuspisteeseen mennessä.

Viimeisimmät mainitut menetelmät eivät välttämättä ole aivan tarkkoja, mutta tarkoitus onkin saada edes jonkinlaista tietoa projektin edistymisestä ja valmiusasteesta ja käyttää hyväksi aikataulu- ja kustannuspoikkeamien sekä ennusteiden tarkastelussa.