Projektit kuntoon

Projektien kuntoon laittamiseen ei tarvita useamman päivän koulutuksia tai 500-sivuisia kirjoja. Muutaman perusasian varmistaminen auttaa pitkälle.

1. Määritä mitä projektissa tehdään. Tähän on olemassa omia työkaluja, kuten WBS eli Work Breakdown Structure, jonka käyttöperiaatteita valaistaan tarkemmin Wikipedian artikkelissa. Kyse on hierarkkisesta projektin työrakenteesta. WBS:n avulla varmistetaan, että kaikki tarvittava työ projektissa tulee tehtyä ja samalla huolehditaan siitä, että projektiin kuulumaton työ jää sen ulkopuolelle. Vastuut voidaan samoin kohdistaa WBS:n määrittämille tehtäväalueille ja -paketeille. Kaikista projekteista ei pystytä kovinkaan helposti laatimaan selkeää työ- tai tehtävärakennetta, mutta silloinkin se olisi hyvä pyrkiä tekemään ainakin yleisten työ- tai tehtäväalueiden osalta.
2. Suunnittele ja selvitä, miten projektissa kertyy kuluja eri aikajaksoina. Toisin sanoen laadi projektille budjetti, joka tulisi aina ymmärtää aikajanalla esitettynä kustannuslaskelmana. Kun projektin erilaiset kustannuserät kuten materiaali-, työ-, laite-, johdon kustannukset jne. liitetään WBS:n kuvaamaan projektin työrakenteeseen, saadaan projektille ns. tilikartta, jossa sarakkeina voivat esimerkiksi olla WBS:n kuvaamat tehtäväpaketit ja riveinä projektin kustannuserät. Tilikartta sellaisenaan on varsin kätevä työkalu projektin kustannusseurantaan.
3. Mieti tehtävien suoritusjärjestys ja määritä näin saadun aikajanakaavion perusteella projektin aikataulukriittiset tehtävät. Toisin sanoen tunnista ns. kriittinen polku eli pisin toisistaan riippuvien tehtävien ketju, joka määrittää samalla projektin lyhimmän mahdollisimman läpivientiajan nykyisellä resurssien käytöllä. Tämä auttaa kohdistamaan erityisesti aikataulukriittisissä projekteissa huomion läpivientiajan määrääviin tehtäviin.
4. Seuraa projektin etenemistä eli valmiusastetta todellisten kustannusten ja ajankäytön lisäksi. Yksinkertaisimmillaan valmiusasteen seuranta voi pohjautua WBS:n määräämään työ- tai tehtävärakenteeseen, jossa tehtäväpaketit jaotellaan aloittamatta oleviin, keskeneräisiin ja valmiisiin. Kaikille keskeneräisille tehtäväpaketeille voidaan esimerkiksi antaa suoraan valmiusasteeksi 50%. Vaikka yksittäisten tehtäväpakettien osalta tällainen arvio ei olekaan tarkka, antaa se kuitenkin usein koko projektin valmiusasteesta riittävän tarkan kuvan. Ns. ketterien menetelmien mukaisesti ohjatuille projekteille on omat valmiusasteen seurantamenetelmänsä, kuten burn down chart.
5. Arvioi pitävätkö projektin käynnistyksen yhteydessä tehdyt lähtöoletukset edelleen paikkansa projektin suunnittelun ja toteutuksen edetessä. Näitä ovat esimerksi projektien väliseen tärkeysjärjestykseen, resurssien käytettävissä olevaan työaikaan sekä markkina- ja kilpailutilanteeseen liittyvät oletukset. Mikäli kyseiset oletukset eivät ole enään paikkansapitäviä, tulisi niitä käsitellä riskienhallinnan keinoin.