Projektien onnistuminen - osa III

Projektin tavoitteen asettamisen jälkeen on syytä varmistua, että projektille asetettu johtamismalli on oikeanlainen. Sopiva malli riippuu projektityypistä sekä eri rajoitteille asetetusta tärkeysjärjestyksestä.

Aikataulukriittiset projektit voivat vaatia nopeutettua läpivientiä tukevaa mallia. Tällöin kuitenkin on syytä hyväksyä siitä aiheutuvat lisäriskit. Tarkastelen alla hieman lähemmin erilaisia projektin johtamismalleja.

• Ohjelmistotuotantoa ja kehitystyötä varten luotu vesiputousmalli esitettiin ensimmäisen kerran jo 1970-luvulla. Projektin suunnittelussa ja toteutuksessa edetään järjestyksessä yhdestä vaiheesta toiseen tarkoittaen sitä, että esimerkiksi vaatimusmäärittelyn valmistuttua siirrytään suunnitteluvaiheeseen, eikä vaatimuksia enää muokata. Suunnitteluvaiheessa valmistetaan selkeä kartoitus, jota toteuttajat (ohjelmoijat) sitten noudattavat. Edeltävä vaihe toteutetaan valmiiksi asti ennen seuraavan vaiheen aloittamista. Malli syntyi tarpeesta v'älttää ylimääräisiä ja usein merkittäviä projektin myöhemmissä vaiheissa syntyviä kustannuksia huolellisella etukäteissuunnittelulla. Tällainen lähestymistapa on kuitenkin hyvin jäykkä ja usein vaatimuksia on mahdotonta kuvata riittävän tarkasti projektin käynnistysvaiheessa. Edelleen projektin lopputulos saattaa usein olla toisenlainen kuin asiakas oli alunperin odottanut, vaikka kaikki toteutus- ja kokoonpanovaiheiden testit on läpäisty hyväksytysti.
• V-mallissa on pyritty korjaamaan edellä mainittuja vesiputousmalliin liittyviä ongelmia. Lopputuotteen tai -palvelun laatu pyritään varmistamaan siten, että kullekin kokoonpanovaiheelle kuvataan sen vaatimat hyväksymismenetelmät ja käytännöt jo vastaavalla projektin suunnittelutasolla. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi alkuperäisten asiakasvaatimusten testaamis- ja hyväksymismenettelyt on laadittu heti vaatimusmäärittelyn yhteydessä.
• Asteittaista kehitystä kuvaava ns. spiraalimalli perustuu ajatukseen useasta kehitys- ja testauskierroksesta lopullisen tuotteen tai palvelun aikaansaamiseksi. Usein liikkeelle lähdetään konseptista, josta prototyypin kautta edetään ensimmäisiin tuoteversioihin.
• Edellistä mallia muistuttavat paljolti ohjelmistokehityksestä lähtöisin olevat ketterän kehityksen menetelmät. Tarkoituksena on pitää kehitys- tai  muutostyö mahdollisimman joustavana siten, että toimenpiteet on jaettu pieniin tärkeysjärjestykseen asetettuihin tehtäväkokonaisuuksiin (iteraatioihin), jotka kestävät tyypillisesti yhdestä neljään viikkoa. Kukin kehitys- ja toteutuskierros sisältää vaatimusmäärittelyn, suunnittelun, toteutuksen, testauksen, dokumentoinnin ja luovutuksen asiakkaalle. Toteutuksesta vastaava ryhmä toimii mahdollisimman itsenäisesti, jolloin myös muodollisen dokumentaation tarve vähenee ja viestintä yksinkertaistuu. Kullakin kierroksella tekemättä jääneet tehtävät siirtyvät tehtävälistalle, jota taas priorisoidaan uudelleen.
• Selkeät määritykset omaavissa suoraviivaisissa toimitusprojekteissa, esimerkiksi rakennusalalla, käytetään usein fast tracking -nimistä mallia. Siinä tyypillisesti peräkkäin aikataulutetut tehtäväkokonaisuudet tai vaiheet toteutetaan rinnakkain projektin aikataulun nopeuttamiseksi. Menetelmä kuitenkin lisää läpiviennin riskejä etenkin tilanteissa, joissa joudutaan joistain syistä palaamaan aikaisempiin työvaiheisiin.
• Läpiviennin nopeuttamiseen tähtää myös pullonkaulaohjaukseen (TOC) perustuva Critical Chain -menetelmä. Projektin aikataulu laaditaan sekä perinteisen kriittisen polun kuvaama tehtävien suoritusjärjestys että resurssien käytöstä johtuvat riippuvuudet huomioiden. Näin syntynyt kriittinen ketju pyritään viemään läpi mahdollisimman nopeasti eli muut asiat alistetaan tälle päätökselle. Projektin edistymistä seurataan kriittisen ketjun sekä muiden tehtäväketjujen loppuun asetettavilla puskureiden kulutuksella. Malli toimii parhaiten suoraviivaisissa toimitusprojekteissa.

Mallin valintaan on syytä kiinnittää huomiota, koska parhaimmillakaan suunnittelu- ja ohjausmenetelmillä tai projektinhallinnan työkaluilla on vaikea korjata väärästä johtamismallista syntyneitä ongelmia.