Kuinka saada projektit onnistumaan?

Standish Group on tutkinut nimenomaan tietotekniikkaprojektien onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä, mutta joitain johtopäätöksiä niistä voidaan vetää myös muihin projekteihin. Standishin listoilla ovat vuodesta toiseen toistuneet muutamat yhteiset tekijät. Kahtena tärkeimpänä asiana on mainittu johdon tuki ja käyttäjien osallistaminen tai sitouttaminen, kts. oheinen blogikirjoitus. Useita mainintoja kärkisijoilla ovat saaneet myös riittävän pienet välitavoitteet ja selvät projektin tai liiketoiminnan tavoitteet, luonnollisesti myös osaava henkilöstö. Viimeisten vuosien tutkimuksissa esille ovat tulleet myös ketterät (agile) prosessit.

Useat näistä tekijöistä ovat yhteisiä viime aikoina suosiota saaneille projektien johtamisopeille, kuten ketterät menetelmät, lean projektinhallinta ja Critical Chain -menetelmä. Huolimatta siitä, käyttääkö jotain näistä johtamisopeista vai omia aivojaan, niin kannattaa ainakin harkita seuraavia toimenpiteitä.

Huomio projektin tuottamaan hyötyyn. Projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä ennen projektin aloitusta on varmistaa asiakkaalta tai loppukäyttäjiltä, mitä hyötyjä tai tuloksia he odottavat projektilta. Projektin suunnittelun ja toteutuksen aikana toimenpiteitä tulee arvioida tästä näkökulmasta ja karsia turhat hyötyä lisäämättömät toimet pois.

Tulosten jakaminen sopivan pieniksi välitavoitteiksi. Projektiryhmän jäsenten motivaatiota on huomattavasti vaikeampi ylläpitää, jos mittatikut ovat hamassa tulevaisuudessa. Pienten välitavoitteiden saavuttaminen antaa tunteen edistymisestä. Isojen tehtäväkokonaisuuksien työmäärien ja aikataulujen arviointi on lähes mahdotonta. Vaikka pienten tehtäväpakettien työmääräarvioissa epäonnistuttaisiinkin, ei se kuitenkaan kaada koko projektia.

Ohjaaminen ja vastuunjako tulosten kautta. Edellä mainittujen välitavoitteiden kautta asia hoituu osin luonnostaankin, mutta tähän on usein syytä kiinnittää erikseen huomiota. Kustakin osa-alueesta vastaavalla ryhmällä on myös parhaat edellytykset arvioida, millä keinoilla asetettuihin välitavoitteisiin tai -tuloksiin parhaiten päästään.

Sidosryhmät mukaan suunnitteluun. Projektiryhmä, loppukäyttäjät sekä mahdolliset muut projektissa mukana olevat tahot hyväksyvät todennäköisemmin projektin tavoitteet sekä projektisuunnitelman, jos he ovat olleet mukana suunnittelutyössä. Tämä ei tarkoita sitä, että heidän tulisi olla jokaisessa suunnitteluvaiheessa mukana alusta loppuun. Projektiryhmän omaa asiantuntemusta on laatia saatujen tietojen ja palautteen nojalla toimiva projektisuunnitelma.

Johtamishuomio mahdollisimman kitkattomaan tulosten ja tehtävien siirtoon. Projektipäällikön tehtävänä ei niinkään ole ärsyttää projektiryhmän jäseniä kyttäämällä sitä, kuinka hyvin he omassa työssään edistyvät, kuin luoda mahdollisimman toimivat ja tehokkaat menetelmät tulosten ja tehtävien siirtoon eri alueista vastaavien ryhmien välillä. Samalla ryhmät saavat tunteen siitä, että johtotasolla on mahdollisuuksien mukaan purettu edistymisen esteitä.

Tehtävät tärkeysjärjestykseen ja ylimääräisen kuorman poistaminen. Montako samanaikaista tehtävää tai vastuualuetta kullakin ryhmällä tai projektin jäsenellä on? Niitä ei tarvitse olla kuin muutama, kun työskentely muuttuu varsin tehottomaksi. Siirryttäessä takaisin aiemmin keskeytettyyn toiseen tehtävään tai projektiin on huomioitava sekä mieleenpalautukseen että hyvän työskentelyrytmin aikaansaamiseen vaadittava aika. Henkilökohtaiset erot voivat olla suuria ja on varsin mahdollista, että 'tyhjäkäyntiin' kuluu vaihdoksen yhteydessä vähintään tunti. Projektityössä keskimääräiseksi teholliseksi työajaksi on usein laskettu n. 70%, joka on 7,5 tunnin päivästä reilu 5 tuntia. Teoreettisesti kolmen samanaikaisen tehtävän tai projektin hoitaminen jättäisi n. 1h 45min tehollista työaikaa kutakin tehtävää varten, mutta 'tyhjäkäynti' huomioiden tehollinen työaika tehtävää kohden tippuu helposti noin tuntiin päivässä tai jopa sen alle.

Tyytyväisyysmittaukset myös projektin aikana. Harmillisen usein työ- tai asiakastyytyväisyyttä mitataan vasta projektin päätyttyä. Hyvällä johtajalla ja projektiryhmällä on varmasti kohtuullisen oikea käsitys siitä, kuinka hyvin projekti on edistynyt eri sidosryhmien mielestä, mutta tuskin kuitenkaan kaikkien asioiden osalta.

Jatkuva toiminnan arviointi ja kehittäminen. Kun projekti on jaettu sopivan pieniin välitavoitteisiin, on tämäkin helpompaa. Pienet parannukset myös omaksutaan huomattavasti helpommin kuin suuret toiminnan muutokset. Todennäköisesti nykyisissä menettelyissä on paljon hyvääkin. Miksi niitä muuten olisi otettu käyttöön?

Koulutus sopivan pienissä osissa projektin aikana. Edelliseen kohtaan viitaten toiminnan kehittämiseen liittyvään projektiryhmän jäsenten koulutukseen on hyvä varata säännöllisesti oma aikansa. Tämä ylläpitää projektiryhmän motivaatiota ja pienissä osissa saadut opit on myös helppo testata ja ottaa käyttöön. Koulutukseen ja opiskeluun voi käyttää aikaa esimerkiksi odotettaessa muista alueista vastaavien ryhmien tuloksia.