PDU-pisteitä tarjolla

Kerää koulutuksista PMI:n (Project Management Institute) PDU-pisteitä

Kriisien tunnistaminen sekä niiden korjaus- ja torjuntatoimenpiteet ovat olleet aiempien kirjoitusteni aiheita. Merkittävin hyöty pitkällä tähtäimellä saavutetaan kuitenkin kriisien ennalta tapahtuvasta ehkäisystä. Jälleen asiaa voi tarkastella projektin suunnittelun, toteutuksen sekä koko projektitoiminnan näkökulmasta.

  • Projektien määrittely- ja suunnitteluvaiheessa on hyvä arvioida projektin läpivientikykyä eli sitä, missä määrin projektiryhmällä tai koko verkostolla on tarvittavat resurssit ja valtuudet menestykselliseen toteutukseen. Tähän liittyy myös projektin valintamenettelyn, henkilöstön osaamisen sekä kilpailu- ja markkinatilanteen kriittinen arviointi. Mikäli osaamisessa ilmenee selviä puutteita, on ryhmälle tai joissain tapauksissa koko verkostolle koulutettava ja valmennettava projektien läpiviennissä tarvittavat tiedot ja taidot. Valintamenettelyssä ilmenneet puutteet taas johtavat projektien käynnistämiseen liian heppoisin perustein.
  • Projektin toteutuksen aikana yksinkertainen ohje on noudattaa sovittuja kokous- ja seurantakäytäntöjä. Kustannus- ja aikataulutrendien tarkastelu auttaa reagoimaan tilanteeseen ennen ongelmien pahentumista. Suunnitelluissa kustannuksissa ja aikataulussa pysynyt projekti voi olla ajautumassa vaikeuksiin, mikäli trendit eli kehityssuunnat osoittavat toteutumien jatkuvasti lähestyvän suunniteltuja takarajoja tai kustannusrajoitteita. Projektin valmiusaste on selvitettävä luotettavien kustannus- ja aikataulupoikkeamien laskemiseksi sekä kokonaiskustannus- ja -aikatauluennusteiden laatimiseksi. Hyvän kuvauksen valmiusasteeseen pohjautuvasta poikkeama- ja ennustemenettelystä antaa ns. tuloksen arvo (Earned Value) -analyysi. Varsinkin monia alihankkijoita ja sopimuskumppaneja sisältävissä projekteissa tulee toimittajien arviointi ottaa mukaan projektissa seurattavien asioiden listalle, vähintäänkin tärkeimpien tarkistuspisteiden ja katselmuskohtien yhteydessä.
  • Koko projektitoiminnan tasolla projektisalkun läpivientikykyä on arvioitava, kuten yksittäisen projektin osalta tehdään sen käynnistys- ja määrittelyvaiheessa. Salkkutasolla on oltava selvät mittarit, jotka kertovat milloin liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen vaarantuu, projektien välillä ei ole oikeanlaista tasapainoa tai läpivientikyky ei ole riittävä. Lisäksi on tarkistettava projektisalkun ja yksittäisten projektien päätöksenteon yhteensopivuus eli varmistuttava siitä, että ylemmän tason päätökset toteutetaan myös yksittäisten projektien tasolla. Projektien omistajuuteen liittyvät vastuut on varmistettava eli jokaisella projektilla on oltava selvästi sille määritelty omistaja, joka huolehtii siitä, että projektille asetetut liiketoiminnalliset tavoitteet tulevat saavutetuiksi.