PDU-pisteitä tarjolla

Kerää koulutuksista PMI:n (Project Management Institute) PDU-pisteitä

Mitä yleisiä ohjeita voisi antaa kriisiin ajautuneen projektin pelastamiselle ja minkälaisia asioita riskien tai kriisien torjuntasuunnitelman tulisi pitää sisällään?

Nojaan tässä tarkastelussa osittain yleisiin katastrofien ja onnettomuustilanteiden torjunnasta sekä pelastusmistoimenpiteistä annettuihin ohjeisiin. Mielestäni on tärkeää tehdä toimenpiteet tietyssä järjestyksessä, jota laatimani alla oleva lista pyrkii havainnollistamaan.

  • Torju ongelmien tai kriisin ilmennyttyä mahdolliset lisävahingot sekä rajaa syntyvät vaikutukset niin, etteivät ne pääse leviämään muihin projektin tai projektiorganisaation osiin. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi projektin keskeyttämistä joko kokonaan tai tietyiltä osin huolimatta toimenpiteiden aiheuttamista lisäviivästyksistä aikatauluun.
  • Arvioi tilanne mahdollisimman puolueettomasti, mikä voi edellyttää ulkopuolisten tahojen mukaan ottamista kartoitukseen. Usein projektissa mukana olleilla henkilöillä on varsin värittyneet näkemykset tilanteesta. Samoin arvioinnissa olisi hyvä ottaa mukaan projektissa toimivat osapuolet mahdollisimman kattavasti riittävän monipuolisen näkemyksen aikaansaamiseksi.
  • Selvitä projektin jatkamisedellytykset ja suunnittele korjaavat toimenpiteet. Toisin sanoen laadi mahdollisimman realistinen arvio siitä, mitä projektin pelastaminen ja loppuunvieminen tarkoittaa aikataulun, kustannusten ja laatuvaatimusten osalta. Korjaustoimien suunnittelussa on hyvä muistaa, että ongelma ei useinkaan ratkea samalla ajattelutavalla kuin se on syntynyt. Voi olla tarpeen neuvotella projektin sisältö ja sitä koskevat sopimukset uusiksi. Samoin tavoitteet ja niiden välinen tärkeysjärjestys on hyvä arvioida uudestaan ja hyväksyttää uudet lähtökohdat ja oletukset eri osapuolilla.
  • Korjaa projektisuunnitelma (baseline) ja hyväksytä syntynyt suunnitelma projektiin kuuluvilla sidosryhmillä. Lisäksi on syytä varmistua siitä, että kyseiset sidosryhmät uskovat uuden suunnitelman olevan toimivin keino päästä projektille asetettuihin tavoitteisiin. Muuten suunnitelma menettää helposti ohjauskykynsä ja korjaavat toimenpiteet jäävät jatkossa toteuttamatta.

Tulevia projekteja ajatellen huomio tulisi kiinnittää kriisien tunnistamiseen sekä ajoissa tapahtuviin ehkäisytoimiin. Tarkastelen näitä asioita seuraavissa artikkeleissa.